Séminaire annuel d'une startup
320 personnes – La Baule, FR – Agence Médiane Event & Travel
Direction logistique
Accompagnement
Créations graphiques
Contexte
Médiane Event & Travel a fait appel à moi pour la direction logistique d’un séminaire pour une startup parisienne de 320 personnes : création du site internet et des formulaires de participation sur l’outil Iwi, gestion des participants, organisation du transport (groupe et individuel) et des transferts gares et aéroport.
En plus de cela, je les ai accompagné sur la déclinaison de toute la signalétique de l’événement.
Les participants venaient principalement de Paris et de partout ailleurs dans le monde.
FR -EN
Mes missions de freelance directrice logistique
Création du site internet et du formulaire d'inscription sur Iwi
- Création du site internet avec toutes les informations pratique sur l’événement ; hébergement, accès, contacts (…)
- Création du formulaire complexe pour l’inscription des participants et paramétrage du back office
Gestion des participants
- Communication quotidienne avec les participants (campagne emailing et échanges d’email pour la gestion de tous les cas particuliers/questions), les convocations aéroport/gare…
- Organisation du transport des participants : réservation du train groupe de Paris, réservation des billets de train pour les français et européens, réservation des billets d’avion pour les participants hors Europe,
- Affectation des activités, des sessions de travail, des hébergements (chambres twin, double, single),
- Gestion des listes : roomings, workshops, team building, régimes alimentaires…
- Création de l’application mobile en marque blanche avec affichage personnalisé des informations en fonction des participants (program, travel information, dress codes, practical information, groups…) via l’outil Iwi,
- Organisation des transferts arrivées et retours (gare de La Baule, aéroport de Nantes et gare de Nantes),
Création de la signalétique
Déclinaison de toute la signalétique sur la charte graphique de l’événement : programmes journaliers sur écran, signalétique directionnelle, signalétique transferts, kakémono, affichage team building, sucettes, chevalet téléchargement application mobile, listes transferts retour…
Accompagnement sur le terrain
Présence pour l’encadrement du groupe sur la durée du séjour et gérer les litiges transports/transferts.
D'autres événements et voyages
dont j’aimerais vous parler parce que j’ai adoré travailler dessus.
