La gestion de participants : une corvée pour certains, un terrain de jeu pour moi 🥳
Un tantinet considérée comme la partie la moins sexy du métier de l’événementiel, je t’explique en 7 points comment ça se passe avec moi (j’ai pas pu faire plus court, sorrynotsorry 😘).
1. Le conseil
En fonction de ton besoin et du format de ton événement, je te conseille sur le choix de l’outil digital à mettre en place.
Tous les prestataires spécialisés dans le domaine ne proposent pas les mêmes fonctionnalités et ne sont pas adaptés à tous les types d’événements.
Choisir THE bon outil, c’est la clé pour une bonne gestion.
2. Création du site web
Je t’accompagne sur la création du site internet événementiel qui contiendra toutes les informations de ton événement ou voyage. Sur WordPress ou via la plateforme digitale que tu auras choisi.
Là, pareil, on adapte au besoin, au budget et à la spécificité du projet.
3. La construction du formulaire d’inscription
Après le choix de l’outil, la réflexion se fait sur la construction du formulaire d’inscription. Il peut être très simple ou bien plus complexe avec des conditions, des double-conditions et des parcours participants différents. 🥵
Mais on ne panique pas, ça c’est mon domaine !
Un formulaire bien pensé et clair est la seconde clé pour optimiser la gestion de tes participants.
4. La communication avec les participants
Qui dit gestion de participants, dit forcément entrer en contact avec ces derniers.
Soit par des campagnes d’e-mails ciblées soit par téléphone ou par e-mail pour répondre aux questions, gérer les relances et les demandes particulières. (tmtc les cas particuliers qui deviennent des groupes à part entière 🥲)
5. Les listes et reportings
Allez, parlons-en. Le cauchemar de certains, mon p’tit moment de plaisir à moi 😂 !
J’édite et gère les listes transports, transferts, activités, roomings (…) pour les prestataires, le client final et les équipes sur places.
Par contre, kind reminder : ne faites pas appel à moi pour gérer un événement de 350 personnes uniquement sur fichiers Excel, merci 😭.
6. La facturation
Il se peut que certains événements ou voyages nécessitent de la facturation en direct avec les participants.
Là, j’interviens pour tout le suivi financier ; émission de factures, création d’échéanciers, suivi des encaissements, relances…
7. Les “à-côtés”
Je gère également tous les “à-côtés” utiles à la bonne gestion des participants sur place :
- édition de badges,
- mise en place d’une application mobile,
- création de signalétiques,
- édition d’étiquettes bagages,
And more !
Pour en savoir plus, rendez-vous sur ma page Direction Logistique
