Séminaire collaborateurs Montpellier

130 personnes – Montpellier – Agence Motiv’Events

Gestion des participants

Application mobile

Accompagnement

Contexte

L’agence Motiv’Events a fait appel à moi pour plusieurs missions dans le cadre de l’organisation d’un séminaire pour les collaborateurs d’une entreprise toulousaine en juin 2026.

Le séminaire a eu lieu au Clos de Jac, proche de Montpellier. Les participants dormaient sous des tentes et alternaient entre moments studieux, team buildings, moments conviviaux et soirées festives.

Ma mission consistait à mettre en place un formulaire d’inscription contenant un module hébergement pour les participants, la gestion de toutes les listes, la création d’un logo, la mise en place d’une application mobile dédiée à l’événement et accompagner le groupe depuis Toulouse, en autocar.

Crédit photo : Judith Gerardin

Mes missions de freelance pour ce projet

Gestion des participants via une plateforme d'inscription

Création d’un formulaire d’inscription,
Communication avec les participants : envoi d’emailing (invitation, relances, convocation, informations pratiques…), réponses aux questions via une boîte mail dédiée,
Gestion listes de participants pour l’événement : rooming, team buildings, transport…
Création d’exports réguliers pour les clientes

Créations graphiques

Création d’un logo et d’une mini charte graphique pour la déclinaison des visuels,
Création des plans du campement en A0
Création de la signalétique du campement

Création d'une application dédiée

Création d’une application dédiée au séminaire : informations pratiques, programme détaillé, règles du campement, numéro de groupes de team building, contacts…
Programmation et envoi des notifications push

Accompagnement sur le terrain

Départ en autocar avec le groupe de Toulouse et suivi tout au long de l’événement : remise de cadeaux en tentes, encadrement du groupe, suivi des prestataires…