La réalité du métier de freelance événementiel
Envie de transformer ton événement en véritable chaos ? Tu es au bon endroit. Ce guide réunit toutes les erreurs de gestion logistique à absolument éviter… Parce qu’entre nous, si tu coches toutes ces cases, j’te souhaite bon’ chance !
1/ Mal choisir ton outil de gestion de participant
Tableur version 2016, mille onglets, ou plateforme soit-disant “tout-en-un” mais qui bug dès qu’on met à jour un participant.
Résultat : tu fais des copier-coller, tu t’emmêles entre les versions, et tu finis par tout gérer à la mano.
Chronophage, énergivore, et zéro efficacité.
2/ Travailler sans vision d'ensemble
Quand on ne parle pas entre chefs de projet, on passe à côté de sujets qui, au départ, n’ont rien de logistique… mais qui le deviennent très vite.
Un changement de programme, une info prestataire qui n’est pas redescendue : tout ça peut impacter les flux, le matériel ou le timing.
Communiquer, c’est la clé.
3/ Zapper la gestion des flux
Quatre bus qui arrivent en même temps pour faire le check-in. 300 participants qui passent de la plénière à leurs six salles de workshop. Un vestiaire qui se transforme en goulot d’étranglement.
Et j’en passe…
Le flux, c’est comme un bon Tetris : tout doit s’enchaîner sans se marcher dessus.
4/ Négliger l’utilité des listes
Tu penses que la liste en alpha suffira… alors tu ne prends pas celle triée par groupe, ni celle par chambre…
Résultat : sur place, tu passes ton temps à scroller, re-scroller, chercher une info que t’aurais pu avoir sous les yeux.
Chaque version d’une liste a son utilité. Prends-les toutes et bénis ton toi du passé quand il faudra agir vite.
5/ Compter sur le “je le ferai sur place”
Indice : tu ne le feras jamais (ou mal, dans la panique).
Sur place, tu cours après une multiprise, un badge VIP et un prestataire qui a confondu les salles.
Si tu veux être dispo pour l’imprévu, prépare tout avant.
6/ Oublier de re-confirmer avec tes prestas
Oui, tu leur as tout envoyé. Mais non, ce n’est pas suffisant. Tu n’es pas le seul client de tes prestataires 😉
Un mail, ce n’est pas une confirmation. Un call et l’envoi du roadbook, ça l’est.
Reprendre chaque point avec chaque prestataire, c’est pas du flicage : c’est la base. Et ça t’évitera de gérer une crise à 7h du mat en montage.
7/ Rogner sur les marges (temps & budget)
Croire que tout se passera “pile dans les temps”, c’est mignon.
Dans la vraie vie, il pleut, un bus se perd, ou le client veut finalement déplacer la plénière.
Pareil pour le budget : prévois une petite enveloppe “au cas où”, tu te remercieras et les clients aussi.
8/ Sauter l’étape du repérage
Sans repérage, tu découvres trop tard que le bus ne peut pas accéder au resto, que l’entrée est mal indiquée ou que le point de rendez-vous est introuvable.
Et ça c’est : no no José.
Voir le lieu en amont, c’est éviter de jouer au GPS le jour J.
9/ Faire confiance aveugle au wifi du lieu
Le lieu t’a dit “oui oui y’a le wifi”… sauf qu’il saute dès qu’on est plus de 10 connectés.
Et si ton appli événementielle repose dessus ? Pile au moment du scan des badges, tout plante.
Crois-moi, on est en 2025 mais y’a des lieux qui ont encore la connexion de 2003.
10/ Bâcler le brief accompagnateurs
Un accompagnateur mal briefé, c’est une source d’infos en moins, et de confusion en plus.
Fais un point clair, concis, avec un book, une répartition des rôles, et un call groupé s’il faut.
C’est pas du luxe, c’est du bon sens.
