Direction logistique
événementielle et voyages d'affaires
Freelance directrice logistique événementielle et voyages : orchestrer l'événement parfait, du concept à l'expérience
Je suis freelance directrice logistique événementielle et voyages spécialisée dans la gestion de participants. Mon objectif ? Offrir une expérience fluide et mémorable à chaque invité, tout en orchestrant l’ensemble de la logistique avec rigueur et créativité.
De la planification stratégique à la coordination sur place, en passant par la gestion des transports et des applications mobiles dédiées, je mets mon expertise à votre service pour garantir une exécution sans faille.
Mes missions en tant que freelance directrice logistique événementielle et voyages
Le conseil : choisir THE bon outil digital
La réussite de la gestion des participants repose souvent sur l’outil digital choisi. C’est pourquoi je vous accompagne pour sélectionner LA solution adaptée à vos besoins et au format de ton événement.
Tous les prestataires ne se valent pas : certains outils sont parfaits pour des inscriptions simples, d’autres pour des parcours plus complexes.
Mon objectif ? Vous conseiller l’outil le plus efficace, adapté à votre événement et à votre budget, pour une gestion fluide et sans accroc.
Parmis ceux que je maîtrise : EventMaker, Evenium, TeamResa, Iwi Events.
Création du site web : un hub d'informations centralisé
Votre événement mérite un site internet à son image. Je prends en charge la création de votre site événementiel, sur WordPress ou via l’outil digital choisi, en m’assurant qu’il soit :
> Intuitif et complet : programme, intervenants, accès, FAQ… Tout y est pour informer et engager vos participants.
> Personnalisé à votre identité visuelle : pour que votre événement marque les esprits dès le premier clic.
> Responsive et optimisé : pour une consultation facile sur mobile (parce que tout le monde consulte ses mails en déplacement).
Construction du formulaire d'inscription : l'étape cruciale
Le formulaire d’inscription, c’est la porte d’entrée de votre événement. Un formulaire mal conçu, c’est des participants perdus en route (et du stress pour vous).
> Formulaire sur-mesure : simple pour un événement classique, ou plus complexe avec conditions, double-conditions et parcours différenciés pour des expériences personnalisées.
> Optimisation UX : intuitif et rapide à remplir pour que vos participants valident en un clic, sans frustration.
> Conformité RGPD : collecte de données sécurisée pour une gestion responsable des informations personnelles.
Communication avec les participants : garder le lien
Un événement réussi, c’est un participant bien informé et bien accompagné.
> Campagnes d’e-mails ciblées : personnalisées selon le statut de l’invité (pré-inscrit, confirmé, VIP…),
> Relances stratégiques & réponses aux questions : pour éviter les oublis ou les indécis de dernière minute.
> Gestion des cas particuliers : parce qu’il y en a toujours (régimes alimentaires, demandes spécifiques…).
Gestion du transport et des transferts : arriver à bon port
Parce que l’expérience participant commence dès le trajet, j’assure une gestion logistique complète des transports et transferts :
> Plan de transport personnalisé : réservation de trains, avions, navettes, en fonction des besoins et préférences des participants.
> Coordination des transferts sur place : depuis l’aéroport jusqu’à l’hôtel ou le lieu de l’événement, en optimisant les trajets pour réduire les temps d’attente.
> Suivi en temps réel : ajustements instantanés en cas de retard ou d’annulation, pour une fluidité optimale.
Listes et reportings : la logistique en temps réel
Pour que votre événement soit fluide et bien organisé, il faut des listes claires et des reportings précis.
> Édition et gestion des listes : transports, transferts, activités, roomings… Je gère tout cela pour les prestataires, le client final et les équipes sur place.
> Mises à jour en temps réel : chaque changement (annulation, modification d’horaire) est immédiatement pris en compte et communiqué aux équipes concernées.
> Reporting détaillé : des statistiques de participation aux taux de conversion, j’analyse toutes les données pour mesurer l’efficacité de votre événement.
Application mobile : l'expérience connectée
Parce que la digitalisation est un atout pour optimiser l’expérience participant, je propose également la création d’une application mobile via l’outil digital choisi.
> Informations en temps réel : programme dynamique, notifications push pour les changements de dernière minute.
> Interactions sociales et networking : mur d’annonces, messagerie entre participants, sondages en live pour un engagement optimal.
> Personnalisation de l’expérience utilisateur : accès personnalisé en fonction du profil participant (VIP, speaker, sponsor).
Facturation : le suivi financier sans stress
Certains événements nécessitent de la facturation en direct avec les participants. J’assure tout le suivi financier :
> Émission de factures & suivis des encaissements : automatisé et sécurisé, pour que chaque participant reçoive sa facture en temps et en heure.
> Création d’échéanciers : pour les paiements en plusieurs fois (parce que oui, cela peut aider à remplir une salle).
> Relances automatisées : un rappel poli et discret pour éviter les impayés sans jouer les créanciers oppressants.
Coordination sur place : réactivité et fluidité le jour J
Je ne vous laisse pas seul(e) le jour J. Je suis sur place pour coordonner chaque détail :
> Coordination des prestataires : accueil, technique, traiteur, sécurité… Tout le monde sait où il doit être et quand.
> Gestion des imprévus : un changement de dernière minute ? J’anticipe et gère les imprévus avec réactivité et discrétion.
> Synchronisation parfaite : pour que tout s’enchaîne sans accroc, du check-in à la dernière animation.
Quelques événements et voyages
dont j’aimerais vous parler parce que j’ai adoré travailler dessus.
